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Pourquoi des tableaux croisés dynamiques ?

Why Pivot Tables

Feuille d'exercices incluse avec formation vidéo en ligne .

Salut, Dave ici d'Exceljet



Alors, aujourd'hui, nous allons aborder la question Pourquoi les tableaux croisés dynamiques ?

Et cette question revient souvent lorsque les gens rencontrent pour la première fois des tableaux croisés dynamiques, car ils se demandent... pourquoi devraient-ils s'en soucier ? Et vous essayez d'expliquer que les tableaux croisés dynamiques sont vraiment rapides, que vous pouvez résumer les données de manière interactive de différentes manières ... bla, bla bla





Et vous pouvez en quelque sorte voir leurs yeux vitreux parce que, jusqu'à ce que vous ayez réellement utilisé un tableau croisé dynamique vous-même, il est vraiment difficile de comprendre pourquoi ils vous seraient utiles.

Donc, je pense que l'un des meilleurs moyens de comprendre comment les tableaux croisés dynamiques peuvent aider est de regarder quelques exemples de création de rapports, côte à côte, où un ensemble de rapports que nous créons manuellement à l'aide de fonctions et de formules Excel normales, et le autre ensemble, nous construisons avec des tableaux croisés dynamiques.



Et c'est exactement ce que nous allions faire dans la vidéo d'aujourd'hui.

Et, je veux être vraiment franc avec vous ici. J'adore les tableaux croisés dynamiques.

Depuis que mon premier tableau croisé dynamique s'est actualisé correctement dans les années 1990, j'ai réalisé que ce sont des outils vraiment utiles.

Je pense donc que si vous utilisez Excel avec beaucoup de données brutes, et que vous devez résumer ces données de différentes manières, et si vous devez créer de beaux rapports, alors les tableaux croisés dynamiques valent vraiment votre temps.

Donc, j'espère qu'à la fin de la vidéo vous serez d'accord avec moi.

Allons jeter un oeil à quelques exemples.

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Donc, nous voici dans Excel, et vous pouvez voir que nous avons un ensemble de données brutes.

Ces données représentent les ventes de chocolat à plusieurs clients dans différents endroits, au niveau de la vente en gros.

Vous pouvez voir que nous avons la date et le client. Ville, État et Région, Produit et Catégorie de produit, et enfin Quantité, Chiffre d'affaires, Coût de la marchandise vendue et Profit.

Maintenant, imaginez que votre responsable vous envoie ces données et demande un résumé d'une page qui montre la répartition des ventes par produit.

Donc, en supposant que vous ne sachiez pas utiliser les tableaux croisés dynamiques, mais que vous maîtrisez assez bien les formules Excel, créons d'abord un rapport manuel.

La façon la plus simple de le faire est d'utiliser la fonction SUMIFS. SUMIFS est facile à utiliser, mais il peut créer des formules assez laides, donc pour rendre les choses plus faciles à lire et éviter beaucoup de référencement absolu, je vais commencer et nommer les colonnes en premier.

Nous avons maintenant un nom pour chaque colonne dans les données.

Pendant que je suis ici, je vais également nommer l'ensemble complet des données afin de pouvoir m'y référer facilement lorsque je créerai un tableau croisé dynamique plus tard.

Créons maintenant un rapport manuel.

Tout d'abord, je vais récupérer une copie de tous les produits, puis supprimer les doublons et trier.

Maintenant, je vais ajouter des étiquettes et une mise en forme.

Donc, nous avons les os du rapport en place maintenant, mais pas de données. Et il est temps d'écrire la première formule SUMIFS. Je pourrais en fait utiliser SUMIF. Mais comme je vais ajouter plus de critères dans une minute, ce sera plus facile si nous commençons par les SUMIF.

Comme j'ai déjà nommé les colonnes, je peux facilement taper les noms au fur et à mesure, sans revenir en arrière pour sélectionner les données.

Maintenant, je dois copier la formule et ajouter un total, et je formaterai les nombres en tant que devise.

Non, nous avons le rapport de base que votre responsable souhaite... un rapport de ventes d'une page avec une ventilation par produit.

Donc l'approche manuelle n'est pas trop terrible, mais bien sûr je savais déjà comment le faire, et j'ai utilisé beaucoup d'astuces et de raccourcis pour accélérer les choses.

Si vous n'êtes pas aussi à l'aise avec les formules, ce sera un peu plus difficile, avec beaucoup d'erreurs et d'apprentissage au fur et à mesure.

Créons maintenant le même rapport à l'aide d'un tableau croisé dynamique.

Comme j'ai déjà nommé les données, je peux simplement utiliser ce nom ici.

Nous aurons besoin du produit en tant qu'étiquette de ligne et des revenus en tant que valeur.

Et puis appliquez un format de nombre aux revenus.

Et c'est tout. Nous avons maintenant un tableau croisé dynamique avec les mêmes résultats. Et remarquez que je n'ai utilisé aucune formule du tout.

Bien entendu, aucun manager ne sera jamais satisfait de ses instructions initiales. Ils vont tous demander des changements.

Voyons donc comment ces deux rapports traitent quelques demandes de modification.

Tout d'abord, disons que votre responsable revient et demande une ventilation par produit et par région. Elle veut une région au sommet.

Pour le rapport manuel, je commencerai par récupérer une copie de toutes les régions et je suivrai le même processus que pour les produits auparavant.

Cette fois, je dois transposer les régions en haut.

Ensuite, je dois nettoyer un peu les choses.

excel vba pour chaque cellule de la plage

Ensuite, je dois étendre la fonction SUMIFS pour gérer à la fois le produit et la région.

Je vais devoir verrouiller la référence de colonne pour le produit... car je vais la copier dans un instant... puis ajouter une nouvelle plage et de nouveaux critères pour la région avec la ligne verrouillée.

Maintenant, je peux copier les formules dans le tableau et ajouter des totaux.

Encore une fois, ce n'est pas trop terrible, mais beaucoup de clics et plein de formules.

Changer le rapport de tableau croisé dynamique est un peu plus facile. Tout ce que j'ai à faire est d'ajouter la région en tant qu'étiquette de colonne et nous avons terminé.

Encore une fois, il n'est pas nécessaire de mettre à jour les formules.

Je vais également modifier la disposition du tableau croisé dynamique en « contour » et l'aligner à nouveau avec le rapport manuel.

Alors vous remettez ça à votre manager et une heure plus tard, elle dit que c'est super. Mais peut-elle également voir une ventilation par année au lieu de la région.

Hmmm. Ce sera plus délicat.

Dans ce cas, je sais que les données ne s'étendent que sur 3 ans... 2011, 2012 et 2013, donc je vais commencer par là et les ajouter manuellement comme en-têtes et me débarrasser de la colonne supplémentaire.

Il ne me reste plus qu'à mettre à jour les formules.

C'est en fait un bon cas d'utilisation pour la fonction SUMPRODUCT, mais cela nécessiterait beaucoup plus d'explications, alors restons-en avec SUMIFS pour l'instant.

Maintenant, pour mettre à jour la fonction SUMIFS pour faire correspondre les dates par année, nous allons devoir utiliser deux critères avec la fonction DATE et une certaine concaténation.

Le premier critère correspond à des dates supérieures ou égales au premier de l'année.

Le deuxième critère correspond aux dates inférieures ou égales au dernier jour de l'année.

Dans les deux cas, nous référençons directement l'année et nous devons verrouiller la ligne.

Une fois que j'ai copié la formule de bas en haut, nous avons notre rapport.

Vous pouvez voir que ce changement était un peu plus compliqué et nécessitait une bonne compréhension des formules et des fonctions Excel, ainsi que des concepts tels que la concaténation.

Et le tableau croisé dynamique ?

Pour mettre à jour le tableau croisé dynamique, je dois d'abord me débarrasser de la région.

Ensuite, je dois ajouter le champ de date et grouper par année.

Comme auparavant, il n'y a pas de formules à mettre à jour.

Alors, vous voyez l'idée. Il est tout à fait possible de créer ces rapports manuellement, et dans certains cas, il est souhaitable de le faire de cette façon. Mais il est beaucoup plus rapide et plus facile d'utiliser un tableau croisé dynamique.

En fin de compte, un tableau croisé dynamique peut créer des rapports beaucoup plus complexes que vous ne voudriez jamais traiter manuellement.

D'accord, j'espérais donc que vous aimiez cette comparaison de la création manuelle de certains rapports et des mêmes rapports dans des tableaux croisés dynamiques. Comme vous pouvez le voir, ce n'est même pas proche, les tableaux croisés dynamiques sont beaucoup plus rapides.

Donc, chaque fois que vous analysez des données dans Excel, je pense que vous devriez penser à utiliser des tableaux croisés dynamiques.

Mais, au-delà de la simple commodité, les tableaux croisés dynamiques vous offrent un réel avantage concurrentiel.

Donc, que vous soyez en compétition en interne avec vos pairs pour une augmentation ou une promotion, ou simplement une reconnaissance.

Ou, vous êtes en concurrence externe avec d'autres entreprises de votre marché pour identifier des tendances ou des opportunités, les tableaux croisés dynamiques sont un outil qui peut vous aider à vous démarquer et à mieux faire votre travail.



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